隨著互聯網計算機網絡技術和條形碼技術的快速發展，通過RFID技術，能使數字檔案館建設與檔案實體的科學管理更好的結合在一起，實現科學高效，現代化管理。RFID技術作為一種新興的識別、物資追蹤、生產自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。隨著rfid設備及技術越來越成熟，使得將RFID技術在檔案管理中發揮的淋漓盡致。

基于RFID智能檔案管理系統，主要由中心數據庫和終端管理器2部分組成，系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端管理設備。終端管理器由集成RFID功能的RFID標簽、RFID通道門、RFID手持終端、RFID發卡器等設備進行相互配合，是數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口部分。RFID讀寫器設備的作用是將數據庫中的信息寫入電子標簽，或將將標簽中的信息導入數據庫;RFID手持終端是管理員進行現場信息的一個采集與通訊的手持終端設備，管理員通過手持機采集到的數據導入到中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。發卡器作用是完成發放設置館員權限卡功能。

如何進行科學管理，主要體現在人員管理和物品管理2方面。下面詳細介紹這兩方面的介紹。1)人員管理： 對于檔案館內的工作人員以及外來人員發放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。

2)物品管理：每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。

在庫房檔案盤點時，檔案館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。大大提升了工作效率。